+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Образец номенклатуры дел отдела кадров со сроками хранения документов

Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации. В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений. В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота. Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте.

Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков. Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота.

Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:. В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел.

Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков. В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания.

В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами. Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить для каждого дела и сопоставить с используемыми типами документов.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:. Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:. Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам а частным фирмам фактически рекомендует составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год. Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:.

Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его. Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет сделав официальный запрос с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:. Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года. Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом.

Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива. Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения. Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений включая кадровую службу.

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры. Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим. Согласование либо утверждение номенклатур кадровой, иных подразделений, сводной может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц.

Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ. В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел.

А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т. Основная идея образца, думаю, понятна. Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях.

Кому интересно — посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно. Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же по ссылке имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов.

Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню. У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.

У меня это работает. Подскажите, пожалуйста, на примере. Нигде не могу найти такую информацию. Спасибо за ответ. Документу присваивается регистрационный номер с тем индексом, в какое дело подшивается этот документ. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год.

Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации. В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения — уточненную, обновленную или новую. Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается.

Более того, важно знать, что ст. В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается расписание штата. Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения.

Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск. В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Конец года, помимо всего прочего, — время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год.

Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел — первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров — не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения?

Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье. Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября г. Фрагмент документа.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В марте года вступила в силу новая статья Федерального закона от Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Как составлять номенклатуру дел на год предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров.

Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура. Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы. Структура номенклатуры отдела кадров. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы.

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год.

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

Номенклатура дел отдела кадров

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота. Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства. Дело в том, что в соответствии с п.

.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

.

Бланк номенклатуры дел отдела кадров + ВИДЕО и ИНСТРУКЦИЯ вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?​».

Образец номенклатуры дел отдела кадров

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алевтина

    Довёл народ у нас ворует,

  2. Евдокия

    Ответ партия 5.10 ))))))))

  3. Спартак

    Законы уже подписали в том виде как они есть.

  4. aricadbin81

    Доброво временеи суток всем)